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  • access教程之在“设计”视图中设计表

  • 2015-01-16 03:47 来源:未知
设计视图中设计表 爱彩乐彩网址
  为了能像在中文Visual FoxPro 6使用“表设计器”那样在中文Access 2000中设计表,需要通过“设计”视图来进行操作,其步骤如下所述。 
  步骤一、在“员工工时与工资”数据库窗口中单击“新建”按钮,如图12所示。然后在图13所示的“新建表”对话框的列表中选定“设计视图”项,并单击“确定”按钮。 
 
图12 单击这个按钮
  此后,屏幕上显示出名为“表1”的窗体,如图14所示。在这个窗体中可以如同在中文Visual FoxPro 6中使用“表设计器”那样定义新表中的字段,以及字段类型,不同的是还能为每一个字段制定简短的说明。通过该窗体右下方的信息框,还能读到各种与操作有关的提示信息。 
  步骤二、在“字段名称”栏中输入字段名后,单击“数据类型”栏。 
  此后,Access 2000会自动将此字段设置为默认的数据类型:文本,并在此栏中显示出来。若要设置为别的类型,只需要单击该栏,让一个下拉按钮显示出来后,即可通过它进入如图17所示的下拉菜单来选择指定新的数据类型。接下来的您可以分别设置好“客户单位”、“单位地址”、“经营项目”、“联系电话” 、“合同金额”,等字段。 
 
图13 选定“设计视图”列表项 
 
图14 在“字段名称”栏中输入字段名 
 
图15 单击这个下拉按钮
  在Access 2000中,字段名的最大长度可达到64个字符,也可以使用空格,所提供的数据类型如下表所列。 
表:中文Access 2000中的数据类型 
数据类型 用途 大小
文本 (默认值)文本或文本和数字的组合,或不需要计算的数字,例如电话号码。 最多为255 个字符或长度小于属性的设置值。Microsoft Access 不会为文本字段中未使用的部分保留空间。(“属性”是中文Access 
2000用于控制操作与应用方式的系统变量,可以通过特定的途径访问它)
备注 长文本或文本和数字的组合。 最多为65,535 个字符(如果 Memo 字段是通过 DAO 来操作并且只有文本和数字[非二进制数据] 保存在其中,则 Memo 字段的大小受数据库大小的限制)。
数字 用于数学计算的数值数据。有关如何设置特定 Number 类型的详细内容,请参阅 FieldSize 属性帮助主题。 1、2、4 或 
8 个字节(若FieldSize 属性设置为 Replication ID,则为 16 个字节)。
日期/时间 从100 到 9999 年的日期与时间值 8 个字节
货币 货币值或用于数学计算的数值数据。这里的数学计算的对象是带有1 到 4 位小数的数据。Access2000处理数值的功能非常强,能精确到小数点左边 15 位和小数点右边 4 位。 8 个字节
自动编号 当向表中添加一条新记录时,由Access 2000 指定的一个唯一的顺序号(每次加1)或随机数。AutoNumber 字段不能更新。有关详细内容,请参阅 
NewValues 属性主题。
4 个字节(如果FieldSize 属性设置为 Replication ID 则为 16 个字节)。
是/否 可以使用Yes 和 No 值,以及只包含两者之一的字段(Yes/No、True/False 或 On/Off)。 1 位
OLE 对象 中文Access 2000表中链接或嵌入的对象(例如Microsoft Excel 电子表格、Microsoft Word 文档、图形、声音或其他二进制数据)。 最多为1 G 字节(受可用磁盘空间限制)。
超级链接 文本或文本和数字的组合,以文本形式存储并用作超级链接地址。超级链接地址最多包含下列部分:
1.显示的文本 — 在字段或控件中显示的文本。
2.地址 —进入文件或网络的路径。
3.子地址 —位于文件或网络的地址。
4.屏幕提示 —作为工具提示显示的文本。
Hyperlink数据类型的三个部分的每一部分最多只能包含 2048 个字符。
注:在字段或控件中插入超级链接地址最简易的方法就是在“插入”下拉菜单中单击“超级链接”命令。“超级链接”用于使用来自网络的数据,初学者不必理会这一点。学会使用Internet后再说吧!
查阅向导 创建字段,该字段可以使用列表框或组合框从另一个表或值列表中选择一个值。单击此选项将启动“查阅向导”,它用于创建一个“查阅”字段。在向导完成之后, 中文Access 2000将基于在向导中选择的值来设置数据类型。 与用于执行查阅的主键字段大小相同,通常为 4 个字节。
  操作时,在表“设计”视图上方某单元格中输入一个值后,即对相应的属性进行了设置。备注、超级链接和 OLE 对象字段不能设置索引。如果要对字段中包含了 1 到 4 位小数的数据进行大量计算,需用“货币(Currency)”数据类型。“单精度(Single)”和“双精度( Double)” 数据类型字段要求浮点运算。“货币”数据类型则使用较快的定点计算。  
  注意:如果在表中输入数据后需更改字段的数据类型,保存表时由于要进行大量的数据转换处理,等待时间会比较长。如果在字段中的数据类型与更改后的DataType 属性设置发生冲突,则有可能会丢失其中的某些数据。 
  步骤三、单击“小数位数”设置栏下拉按钮,并从下拉列表中选定小数位数。 

图16 单击这个下拉按钮
  将“合同金额”设置为“货币”数据类型,将光标移入位于下方的“常规”选项卡中,并进入“格式”栏后,该下拉按钮就将显示出来,参见图16。顺便说一下,在这个选项卡中可以控制当前字段的属性,那些在上方的列表不能完成设置操作,都可以在此进行。 
  注意:上述使用下拉按钮的操作,还可以在中文Access 2000的其它的地方用到。 
  步骤四、单击工具栏中的“保存”按钮,或者单击该视图的“关闭”按钮,关闭它。 
  “关闭”按钮位于表“视图”窗体的右上角,与别的Windows应用程序相同。单击它后,一张新的数据表就创建好了。接下来,屏幕上将显示如图17所示的询问对话框,单击它所提供的“是”按钮后,还可在图18所示“另存为”对话框中指定新表的名称,本章所给出的名称是“客户与合同金额”。 
  注:若您打开了中文Access 2000的“帮助助手”,那么下面的两个对话框将由它提供。“帮助助手”可以在线即时帮助您通过操作,使用“帮助”下拉菜单可以控制是否让“帮助助手”显示出来。尽管“帮助助手”为操作Office 2000提供了很好的帮助,但本书还是建议您最好不要使用它,因它老是会在屏幕上显示一些动作,会干扰操作视线,以后熟悉这个软件了再使用它吧! 

图17 在这个对话框中单击“是”按钮

图18 在这个对话框中指定新表的名称
  步骤五、在图19所示的对话框中单击“是”按钮。 
  此后,新的数据表就会按您指定的名称保存起来,同时“员工工时与工资”数据库窗口中也会显示它。若要对已经存在的表更名,可以在这个窗体中选定它,然后右击鼠标,进入一份快捷菜单后从中选择“重命名”命令,即可按您已经熟悉了的方法进行操作。 

图19 在对话框中单击“是”按钮
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